Dunia dan komunikasi kita semakin digital, dan email menjadi salah satu hal yang paling umum kita gunakan sarana pesan . Meskipun demikian, sebagian dari kita belum benar-benar menguasai mediumnya—masih terlalu mudah untuk bertindak tanpa menyadari bahwa kita telah menyebabkan pelanggaran sama sekali. Itu sebabnya, jika pertukaran email Anda pernah bermasalah, mungkin inilah saatnya untuk memperhatikan kebiasaan mengirim email Anda. Kami menghubungi pakar etiket untuk mengetahui jenis email 'sopan' mana yang paling mungkin menyinggung perasaan. Baca terus untuk mengetahui apakah Anda melakukan delapan kesalahan umum ini.
TERKAIT: 7 Kebiasaan Memberi Tip 'Sopan' yang Sebenarnya Menyinggung, Kata Pakar Etiket .
1 Umpan balik yang kritis
Jika bagian dari tugas Anda adalah memberikan umpan balik kepada orang lain, mungkin tampak paling mudah dan baik untuk menyampaikan pemikiran Anda melalui email. Namun, Jodi RR Smith , penemu dari Konsultasi Etiket Mannersmith , mengatakan ini sebenarnya adalah kekeliruan besar.
apa arti nama patricia itu
“Ada tiga komponen utama komunikasi interpersonal kita bahasa tubuh , nada suara, dan kata-kata yang kita gunakan. Semakin subyektif pesannya, semakin kami ingin menggunakan ketiganya,” ujarnya Hidup terbaik.
Oleh karena itu, masukan penting apa pun harus disampaikan melalui percakapan tatap muka, meskipun hal tersebut membuatnya terasa lebih pribadi. “Hal ini memungkinkan pemberi untuk memastikan pesan diterima dan memungkinkan penerima untuk mengajukan pertanyaan klarifikasi,” catatnya.
TERKAIT: 8 Saat Anda Harus Berhenti Meminta Maaf, Kata Pakar Etiket .
2 'Hanya menindaklanjuti' terlalu cepat
Tampaknya sopan untuk menindaklanjuti email yang belum mendapat tanggapan, namun Jules Hirst , penemu dari Konsultasi Etiket , mengatakan bahwa jika Anda melakukannya terlalu cepat, Anda pasti berisiko tersinggung.
mimpi pindah ke rumah baru
“Menindaklanjuti itu penting, tapi jika dilakukan terlalu cepat, penerimanya akan merasa tergesa-gesa atau merasa kurang percaya—keduanya menyinggung,” jelasnya.
3 Pesan larut malam
Jika Anda mengirim email bisnis, sebaiknya lakukan selama jam kerja. Ini memberi sinyal kepada penerima bahwa Anda tidak mengharapkan mereka merespons Anda saat mereka sedang tidak aktif.
bagaimana cara mengetahui apakah dia selingkuh
Namun, Hirst mengatakan aturan ini juga harus diterapkan secara lebih umum. Kecuali orang tersebut sedang menunggu tanggapan Anda atau emailnya sensitif terhadap waktu, Anda sebaiknya menghindari mengirim email pada larut malam sama sekali, katanya.
“Anda harus memiliki batas waktu untuk mengirim email sehingga Anda tidak mengganggu orang lain saat larut malam,” sarannya. 'Beberapa orang mengaktifkan notifikasinya dan akan 'dibunyikan' setiap kali Anda mengirim email. Jadwalkan email Anda untuk dikirim keesokan paginya agar tidak menyinggung siapa pun.'
TERKAIT: 6 Pertanyaan yang Tidak Boleh Anda Tanyakan di Pesta Makan Malam, Kata Pakar Etiket .
4 CC'ing bos
Menyalin atasan atau kolega secara strategis di email untuk mempengaruhi keuntungan Anda adalah salah satu pelanggaran paling mencolok terkait email kantor. Namun, Anda mungkin tidak menyadari bahwa Anda memberikan kesan penuh perhitungan jika Anda hanya bermaksud melibatkan semua pihak terkait. ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb
'Jika seseorang tidak membalas email Anda, mengirimkan permintaan lain dan CC adalah tindakan yang menyinggung: atasan orang tersebut dalam upaya membuat mereka melakukan apa yang Anda inginkan. Tidak ada yang menyukai pengaduan. Jika Anda tidak dapat menyelesaikan sesuatu melalui email, angkatlah telepon dan coba selesaikan seperti itu,' saran Hirst.
TERKAIT: 10 Pujian 'Sopan' yang Anda Berikan Sebenarnya Menyinggung .
5 'Tidak yakin apakah kamu melihat email terakhirku...'
Anda mungkin berpikir bahwa memulai email seperti ini akan membuat penerimanya lolos dari tanggung jawab karena tidak membalasnya, namun sebenarnya hal ini justru membawa kesalahan mereka ke permukaan.
cara menghadapi pacar yang selingkuh
“Membuat pernyataan ini menyiratkan bahwa penerima mengabaikan pekerjaan mereka dengan tidak menjawab email Anda,” kata Hirst. 'Jangan berasumsi mereka hanya duduk-duduk saja dan tidak melakukan apa-apa. Mungkin ada masalah yang lebih penting yang sedang dihadapi.'
6 Apa pun dengan tanda terima telah dibaca
Tanda terima telah dibaca memungkinkan pengirim mengetahui apakah email telah dibuka—tetapi Hirst menyarankan untuk tidak menggunakan alat pelacak ini: 'Tidak ada yang lebih menyinggung daripada membuka email untuk diberi tahu bahwa pengirim meminta tanda terima telah dibaca. Tidak ada yang suka diawasi atau merasa sepertinya mereka tidak dipercaya.'
Untuk tips etiket lainnya yang dikirim langsung ke kotak masuk Anda, mendaftar untuk buletin harian kami .
Lauren Gray Lauren Gray adalah seorang penulis, editor, dan konsultan yang tinggal di New York. Membaca lagi
