Ketika berbicara tentang email, Anda mungkin berpikir Anda tahu semua yang perlu diketahui. Lagi pula, kebanyakan dari kita mengirim dan menerima rata-rata 121 email per hari , menurut firma riset pasar teknologi Grup Radicati . Tetapi meskipun Anda mungkin menghabiskan banyak waktu setiap hari bekerja keras di kotak masuk Anda, Anda mungkin masih bisa mempelajari satu atau dua hal. Sebenarnya, ada banyak aturan etiket email yang secara teratur menghindari Anda dan banyak orang lain di daftar kontak Anda. Ingin memastikan Anda bersikap sopan secara elektronik? Berikut adalah 17 aturan emas berkirim email yang mungkin tidak Anda ketahui, tetapi perlu Anda ketahui.
1 Tanggapi saat Anda menerima email, meskipun Anda membutuhkan lebih banyak waktu.
Shutterstock
Tidak ada yang senang menerima tanggapan atas email beberapa minggu setelah mereka mengirimkannya. Padahal, survei 2018 dilakukan oleh perusahaan konsultan Solusi Kinerja Toister mengungkapkan bahwa 41 persen orang mengharapkan tanggapan email dari rekan kerja mereka dalam waktu kurang dari satu jam. (Mulailah menyusun catatan permintaan maaf ke departemen akuntansi Anda sekarang!)
Tentu saja, beberapa tanggapan email meminta Anda untuk mengunyah pemikiran Anda, dan menyusun pesan yang terukur. Dalam kasus tersebut, solusinya mudah: Balas dalam beberapa menit untuk memberi tahu pengirim bahwa Anda telah menerima pesan mereka, tetapi perlu lebih banyak waktu untuk menyelesaikan masalah. Dengan begitu, mereka tahu Anda telah mempertimbangkan email mereka dan tidak mengabaikannya begitu saja.
2 Gunakan 'Balas Semua' dengan hati-hati.
Shutterstock
Ada perbedaan penting antara opsi 'Balas' dan 'Balas Semua'. Namun sayangnya, banyak pengguna email yang tidak menyadarinya. Jika Anda salah satu dari mereka, ketahuilah bahwa saat Anda memilih yang terakhir, setiap penerima yang diberi CC pada pesan asli menerima tanggapan Anda — dan, lebih sering daripada tidak, Anda tidak perlu membanjiri kotak masuk semua orang.
Pesan massal yang tidak perlu ini menjadi momok, ada istilah sehari-hari untuk menggambarkannya: ' Balas Allpocalypse . ' Jadi, lain kali Anda menanggapi email massal, pertimbangkan siapa yang benar-benar perlu membaca tanggapan Anda: seluruh perusahaan atau hanya pengirim aslinya?
3 Jika Anda menginginkan tanggapan dari seseorang, jangan CC mereka.
Shutterstock / Jacob Lund
Saat Anda meng-CC seseorang di email — yang berarti Anda 'menyalin' mereka — ini biasanya menunjukkan bahwa Anda ingin membuat mereka terus mengikuti percakapan, tetapi tidak selalu mencari tanggapan dari mereka. Dan, sebagai pelatih profesional Dannielle Walz memperingatkan, penyalahgunaan opsi CC dapat menyebabkan masalah komunikasi.
'Dengan meng-CC-kan kolega Anda ke banyak email, mereka mungkin mulai berhenti melihat email Anda sebagai penting dan mungkin menempatkannya langsung ke dalam' folder referensi 'atau' folder baca nanti, '' tulisnya di LinkedIn pos. 'Ini dapat menyebabkan informasi penting terlewat di masa depan.'
Jadi, jika Anda mengharapkan tanggapan dari seseorang, masukkan alamat email mereka di bidang 'Kepada', dan gunakan fungsi 'CC' dengan hemat.
4 Pahami kapan dan kapan tidak menggunakan BCC.
Shutterstock
Bidang BCC bahkan lebih rumit, terus-menerus menghindari pengguna email yang paling berpengalaman sekalipun. Tapi mari kita uraikan: BCC adalah singkatan dari 'blind carbon copy', jadi, meskipun mirip dengan CC, BCC-ing tidak menampilkan email orang itu ke penerima lain, artinya tidak ada orang lain di rantai yang akan melihat Anda. termasuk mereka.
Jadi kapan boleh menggunakan BCC? Hillel Penuh dari Inc. majalah mengatakan itu hanya untuk email massal atau ketika seseorang memperkenalkan Anda melalui email kepada orang lain.
'Dalam setiap kasus lain, ketika Anda mengirim email kepada seseorang dan BCC kepada orang lain, Anda tidak jujur — suka atau tidak,' Fuld mencatat. 'Anda mengirim email ke Orang X dan tanpa mereka sadari, membiarkan Orang Y menguping percakapan Anda. Orang X tidak tahu bahwa ada orang lain yang membaca email ini, padahal kenyataannya, Anda juga mengirimkannya secara diam-diam kepada orang lain. '
5 Gunakan tanda seru dengan hemat.
Shutterstock
Sangat mudah untuk memberikan tanda seru di email Anda di sana-sini, tetapi cobalah untuk tidak membuat kebiasaan dari itu. Meskipun secara historis digunakan untuk menunjukkan kegembiraan, dalam email, tanda seru dapat dengan mudah disalahartikan sebagai kepalsuan atau agresivitas pasif.
arti mimpi orang bunuh diri
'Penggunaan tanda seru yang tidak perlu di [sebuah] email dapat dengan mudah menghancurkan makna yang mendasari teks Anda,' Anna Verasai menjelaskan HR Digest . 'Gunakan hanya ketika Anda perlu menekankan sesuatu yang penting. Pikirkan tentang bagaimana pembaca Anda mungkin menafsirkan pesan ketika mereka membacanya. '
6 Berhati-hatilah saat Anda menggunakan humor.
Shutterstock
Semua orang menyukai file lelucon yang bagus sesekali, tetapi karena nada dapat disalahartikan saat tidak sesuai secara langsung, sebaiknya tinggalkan lelucon di email Anda. 'Pesan humor untuk panggilan telepon atau secara langsung,' profesor penulisan bisnis, David Silverman , tulis di ulasan Bisnis Harvard . 'Dengan begitu, ketika ada keheningan yang mengejutkan di ujung telepon atau di ujung meja konferensi, saya dapat berkata,' Saya pikir Anda mungkin tidak menyadari betapa lucunya saya menganggap diri saya, dan, mengingat itu, saya percaya saya akan berhenti sekarang. ''
Tapi serius: Sebuah studi penting tahun 2005 yang diterbitkan di Jurnal Kepribadian dan Psikologi Sosial mengungkapkan bahwa, meskipun pengirim memperkirakan bahwa penerima mereka dapat menguraikan nada mereka secara akurat 80 persen dari waktu, penerima sebenarnya hanya dapat membaca nada secara akurat 56 persen dari waktu.
7 Lewati bahasa gaul.
Shutterstock
Dengan munculnya pesan instan, bentuk singkat dari file bahasa Inggris telah menjadi lebih banyak digunakan — seperti 'u' untuk 'kamu', atau 'ingin' alih-alih 'ingin.' Tapi, seperti humor yang tidak sering muncul dalam email, slang adalah larangan serupa. Menurut salah satu OnePoll Survei, 37 persen orang berpikir penggunaan bahasa gaul di tempat kerja tidak dapat diterima, dan 55 persen mengatakan melewatkan 'lol' saat mengirim email ke atasan Anda.
8 Perhatikan baris subjek.
Shutterstock
Baris subjek sederhana, tetapi perlu. Dan karena sebagian besar email terus dibaca perangkat seluler —55 persen, menurut perusahaan pengiriman email Jalur Kembali —Penting untuk menangkap mereka. Baris subjek yang pendek, ringkas, dan langsung adalah yang terbaik. Tujuan email Anda harus dinyatakan dengan jelas dan Anda harus membatasinya menjadi lima kata atau kurang, karena perangkat seluler memotong kata apa pun setelah itu.
9 Sertakan tanda tangan.
Shutterstock
Pernahkah Anda mendapat email dari seseorang dan bertanya-tanya, 'Siapa ini dari ? ' Meskipun alamat pengirim dapat memberi Anda beberapa petunjuk tentang siapa mereka, terkadang itu tidak cukup. Tanda tangan di akhir email Anda dapat segera memberi tahu penerima tentang siapa Anda, apa yang Anda lakukan, dan bagaimana mereka dapat menghubungi Anda lebih lanjut.
Orang-orang di agen pemasaran terintegrasi Okreatif Katakanlah memiliki kotak tanda tangan email adalah 'seperti memberikan kartu nama kepada seseorang setiap kali Anda mengirim email.' Jika Anda belum memilikinya, tambahkan tanda tangan yang menyertakan nama lengkap, posisi, nomor telepon, email, situs web, dan logo bisnis Anda.
10 Ingatlah untuk KISS (singkat dan sederhana).
Shutterstock
Metode KISS adalah sesuatu yang diajarkan sebagian besar dari kita di sekolah dasar, tetapi itu tidak berarti itu kurang diperlukan di kemudian hari. Bumerang , sebuah aplikasi produktivitas email, meneliti metode utama untuk mendapatkan lebih banyak tanggapan email. Pengambilan terbesar mereka? Yang terbaik adalah menulis seperti Anda berusia delapan tahun.
Penelitian mereka menemukan bahwa email yang ditulis pada tingkat membaca kelas tiga 36 persen lebih mungkin ditanggapi daripada yang ditulis pada tingkat membaca perguruan tinggi.
11 Perhatikan lampiran.
Shutterstock
Lampiran terkadang merupakan bagian penting dari proses email, tetapi Anda harus tahu betul bagaimana menggunakannya sebelum melampirkan dengan mengabaikan. Dalam rantai email yang panjang, terkadang lampiran tersebut tidak diketahui atau terlewatkan, dan lampiran yang tidak terduga cenderung juga tidak dibuka karena penerima waspada terhadap virus elektronik.
Solusi terbaik adalah dengan memanggil lampiran Anda di badan email Anda. Secara tata bahasa mengatakan bahwa cara terbaik untuk memberi tahu penerima lampiran adalah dengan menyertakan pesan di akhir email Anda yang mengatakan sesuatu di sepanjang baris 'Saya telah melampirkan [item]' atau 'Silakan merujuk ke [item] terlampir untuk lebih jelasnya . '
12 Standarisasi font Anda.
Shutterstock
Meskipun bermain-main dengan gaya font dan warna bisa menyenangkan, tidak ada tempat untuk Comic Sans merah muda cerah di dunia profesional. Ternyata, penggunaan font sangat penting dalam komunikasi digital, menurut Colin Wheildon , penulis dari Jenis & Tata Letak: Apakah Anda Berkomunikasi atau Hanya Membuat Bentuk yang Cantik? 'Sangat mungkin untuk meledakkan tiga perempat pembaca kami hanya dengan memilih jenis yang salah,' katanya Penulis & Artis Amerika .
Jadi font apa yang harus Anda gunakan saat berhubungan dengan email? MageMail merekomendasikan Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS, atau Arial.
13 Koreksi semuanya.
Shutterstock
Saat menulis email, kemungkinan besar, Anda akan membuat kesalahan, Anda hanya manusia biasa. Namun, kesalahan sering kali tidak terlihat saat berhubungan dengan email kantor. Di sebuah Polling tata bahasa dari hampir 2.000 responden, 67 persen mengatakan itu tidak tidak apa-apa membuat kesalahan ketik di email, sementara hanya 6 persen yang mengira itu adalah kesalahan yang dapat diterima.
14 Masukkan alamat email terakhir.
Shutterstock
kapan harus mengeluarkan dekorasi natal
Cara termudah untuk memastikan Anda tidak mengirim email sebelum siap atau sebelum dihapus dari kesalahan ketik? Tunggu sampai semuanya dalam kondisi prima sebelum memasukkan alamat email penerima. Seperti yang Anda ketahui, membuat kesalahan email adalah salah satu cara termudah untuk membuat kesan yang salah.
'Bukan hanya profesionalisme yang menjadi masalah,' Karen Kessler , presiden Mitra Evergreen, memberi tahu Forbes . 'Yang dipertaruhkan adalah reputasi karyawan dan perusahaan atau organisasi. Kami telah melihat keputusan email yang buruk menyebabkan konsekuensi negatif bagi karyawan — pemecatan — dan juga bagi organisasi — litigasi. '
15 Dan periksa tiga kali nama penerima Anda.
Shutterstock
Satu kesalahan besar yang harus Anda hindari adalah salah mengeja nama penerima Anda, jadi pastikan untuk memeriksa tiga kali sebelum Anda menekan kirim. Banyak orang lihat aksinya dari salah eja nama sebagai malas dan tidak pengertian, terutama ketika ejaan yang benar ada di alamat email. Apa yang harus Anda lakukan jika Anda melakukan kesalahan itu secara tidak sengaja? Kathryn Shanley , pemilik Pengeditan Pena Merah Saya, kata permintaan maaf langsung adalah kunci untuk menjaga kredibilitas Anda.
16 Untuk bisnis profesional, gunakan alamat email profesional.
Shutterstock
Meskipun alamat email pribadi boleh digunakan saat berkorespondensi dengan teman atau keluarga, jauhkan dari dunia bisnis profesional. Ini sangat penting dalam a konsumen-penjual situasi. A 2016 Ayo ayah Survei terhadap 1.000 orang Amerika mengungkapkan bahwa 75 persen percaya bahwa memiliki email profesional adalah faktor penting dalam mempercayai bisnis online, dan 33 persen akan meragukan keabsahan seorang penjual jika mereka menggunakan alamat email pribadi.
'Anda tidak pernah melupakan kesan pertama, baik dalam kehidupan nyata atau online,' kepala produk GoDaddy, Steven Aldrich , kata dalam a pernyataan . 'Seringkali interaksi langsung pertama Anda dengan pelanggan terjadi melalui email, jadi terlihat profesional dalam konteks ini sangatlah penting.'
17 Ingatlah bahwa apa pun dapat dibagikan.
Shutterstock
Baik itu melalui penerusan, BCC-ing, atau sekadar mem-flash ponsel Anda di depan wajah seseorang, penting untuk diingat bahwa apa pun yang Anda tulis di email dapat dilihat oleh orang lain selain penerima yang dituju. Oleh karena itu, semua komunikasi elektronik Anda harus profesional dan bebas risiko. Bagaimanapun, email bahkan bisa dapat diterima di pengadilan , jadi sebaiknya jangan pernah mengirim apa pun yang dapat digunakan untuk melawan Anda nanti. Dan untuk lebih banyak cara untuk meningkatkan kehidupan kerja Anda, lihat 25 Trik Jenius untuk Bekerja Lebih Cerdas dan Tidak Lebih Keras .
Untuk menemukan rahasia yang lebih menakjubkan tentang menjalani hidup terbaik Anda, klik disini untuk mengikuti kami di Instagram!
