Enam koma tiga. Itulah berapa jam, menurut sebuah studi baru-baru ini yang dilakukan oleh raksasa teknologi Adobe, yang dihabiskan orang Amerika, rata-rata, menanggapi email setiap hari. Dengan kata lain: Anda menghabiskan keseluruhan ketiga dari kehidupan nyata Anda yang terpaku pada kotak masuk Anda, menanggapi utas pesan yang, sejujurnya, dapat di-hash selama obrolan IRL lima menit. Sesuatu harus diberikan.
Syukurlah, mendapatkan sesuatu untuk diberikan, dalam banyak kasus, semudah menekan sebuah tombol. Dengan menerapkan serangkaian taktik yang terbukti benar, Anda dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk email menjadi nol. Coba pikirkan: berapa banyak waktu yang akan Anda hemat jika Anda tidak pernah lagi harus mengunduh lampiran secara manual? Atau bagaimana jika Anda dapat menarik kembali email yang dikirim dengan tergesa-gesa, menghemat waktu (dan panik!) Yang dihabiskan untuk menyusun email 'Maaf, saya tidak bermaksud mengirimnya'?
Ya, semua jujitsu Internet ini mungkin. Kami telah mengumpulkan 17 peretasan email terbaik untuk menghemat waktu, memperbaiki hidup, dan meningkatkan efisiensi di bawah ini. Jadi baca terus, karena kotak masuk yang ditakdirkan nol itu menunggu. Dan untuk lebih banyak cara untuk memanfaatkan 6,3 jam Anda, jangan lewatkan 15 Email Bisnis Terbuka Dingin Yang Membuat Anda Berbeda .
1 Berhenti berlangganan secara besar-besaran.
Shutterstock
Taruhan bagus kotak masuk Anda berantakan seperti asrama senior selama final. Ini juga merupakan taruhan yang bagus, bahwa sebagian besar kekacauan itu disebabkan oleh email harian atau mingguan dari pengecer, organisasi, dan buletin lain yang mungkin telah Anda daftarkan selama bertahun-tahun. Dengan menggunakan Unroll.me , Anda dapat melacak semua daftar yang mungkin Anda ikuti — dan berhenti berlangganan dari daftar yang tidak lagi ingin Anda terima infonya. Faktanya, satu Hidup terbaik editor dapat menggunakan Unroll.me untuk menunjukkan 135 langganan. Berapa banyak yang akan Anda datangi? Dan berapa banyak yang dapat Anda lakukan tanpanya?
2 Aktifkan pintasan keyboard.
Shutterstock
Kita semua tahu pintasan keyboard dasar. (Perintah- UNTUK : Pilih Semua. Perintah- C : salin. Perintah- P. : tempel. Dll.) Tetapi pengguna Gmail memiliki kemampuan untuk mengaktifkan sekumpulan pintasan lanjutan. Pertama, buka pengaturan . Klik pada umum tab. Sekitar pertengahan, Anda akan melihat file pintasan keyboard opsi, dimatikan secara default. Nyalakan, dan Anda akan mendapatkan akses ke penekanan tombol yang mudah ini:
- C : memulai pesan baru
- Bergeser- C : memulai pesan baru di jendela baru
- D : memulai pesan baru di tab baru
- F : meneruskan pesan
- #: hapus pesan
- Bergeser- saya : tandai pesan sebagai telah dibaca
- Bergeser- U : tandai pesan sebagai belum dibaca
- Perintah- S : simpan pesan
3 Dan kemudian mengotomatiskannya.
Shutterstock
Jika Anda kesulitan menghafal ringkasan pintasan keyboard ini, Keyrocket, plugin Google Chrome, akan mengingatkan Anda saat Anda mengetik. (Non-invasif, tentu saja.) Dan untuk lebih banyak cara untuk menjadi mesin produktivitas, pelajari 15 Cara Menggandakan Produktivitas Anda dalam Separuh Waktu.
4 Gunakan hashtag.
Ya, sungguh, alat organisasi khas media sosial juga berfungsi untuk email. Masukkan satu atau dua hashtag di akhir tanda tangan Anda — bagian dari email yang biasanya terpotong, sehingga penerima tidak akan melihat atau menilai tag '#workhardplayhard' Anda — untuk memudahkan penelusuran. Cukup ketikkan hashtag ke dalam bidang pencarian di bagian atas kotak masuk Anda dan Anda akan menemukan setiap email yang dikodekan dengannya.
5 Aktifkan opsi 'batalkan pengiriman'.
Shutterstock
Kita semua pernah ke sana: Anda membuat draf email, mengirimkannya ke eter, dan segera menyadari, Oh tidak, pesan itu belum siap untuk dikirim. Ternyata Anda dapat mengembalikan pesan Anda dari tepi jurang dengan memasang penundaan yang membantu. Di Gmail, misalnya, buka pengaturan , kemudian umum . Anda akan menemukan tombol undo sebagai opsi kelima. Hidupkan. Anda dapat memilih dari menu drop-down interval 10 detik, mereka akan menentukan berapa banyak waktu yang Anda miliki sebelum pesan Anda dikirim untuk selamanya.
6 Setel fitur itu ke 10 detik.
Shutterstock
Kiat: jika Anda menggunakan email sebagai layanan pesan instan de facto, sebaiknya setel tombol undo sampai 10 detik. Dengan begitu, tanggapan Anda tidak akan dikirim dalam penundaan setengah menit. Tidak, 30 detik kedengarannya tidak banyak, tapi mari kita begini: Jika layanan IM pilihan Anda (Slack, GChat, Facebook Messenger — apa saja!) Menahan setiap pesan keluar selama itu, kontak Anda akan cepat marah.
7 Atau cukup isi kolom 'ke' terakhir.
Shutterstock
Itu kebiasaan yang baik untuk diadopsi, teman-teman. (Lihat dua slide sebelumnya.)
8 Gunakan tanda ini.
Shutterstock
'Untuk email yang dimulai dengan sapaan' halo 'atau' halo ', penutup seperti' terbaik 'akan konsisten,' kata Patricia Napier-Fitzpatrick , pendiri dan presiden Sekolah Etiket di New York . '' Terbaik, 'meskipun digunakan secara berlebihan, adalah salah satu penutup teraman secara umum, karena tidak menyinggung dan sesuai secara universal.' Itu benar: Meskipun sering digunakan secara berlebihan, 'Best' adalah Satu-satunya Cara Terbaik untuk Menandatangani Email Anda.
9 Dan tanda tangan email ini.
Shutterstock
Saat Anda sedang dalam perjalanan, setidaknya, Anda pasti ingin melupakan frasa lucu yang mengganggu ('Maafkan jika ada kesalahan ketik.' 'Dikirim dari prosesor 1,21 gigawatt saya.' 'Dikirim dari iPhone saya — harap pertimbangkan lingkungan sebelum mencetak . ') sebagai pengganti dari sesuatu yang sederhana, elegan, langsung ke sasaran:' Dikirim dari jalan. ' Berdasarkan Ben Dattner , seorang pelatih eksekutif, itu memeriksa semua kotak itu sambil juga membangkitkan getaran Kerouac-esque. Tidak mengherankan Satu Tanda Tangan Smartphone Email Yang Harus Dimiliki Setiap Orang.
10 Dan pesan di luar kantor ini.
Berdasarkan Jane Scudder , seorang profesor di sekolah bisnis Loyala University Chicago, saat Anda mengisi pesan di luar kantor, ini adalah format yang harus Anda atur:
Terima kasih untuk email anda. Saya OOO dari Selasa, 12 Juni hingga Jumat, 15 Juni tanpa akses ke email. Jika ini mendesak, silakan hubungi [ORANG YANG ADA DI BAWAH ANDA PADA RANTAI PERINTAH — atau, jika ada, NAMA ASISTEN PENCARI KOPI ANDA] di [ALAMAT EMAIL MEREKA]. Jika tidak, saya akan membalas semua pesan ketika saya kembali .
Untuk detail tingkat nitpick, seperti apakah akan mengakhiri pesan pada hari terakhir Anda atau hari pertama Anda kembali — atau apakah akan menyertakan nomor telepon tidak — cukup konsultasikan kami terus terang terlalu panduan komprehensif tentang masalah tersebut.
11 Ubah kerapatan layar.
Pengguna Gmail dapat memilih dari tiga kepadatan tampilan yang berbeda untuk kotak masuk mereka: nyaman, nyaman, dan ringkas. Kepadatan tampilan memengaruhi tidak lebih dari seberapa banyak ruang kosong yang ada di antara setiap pesan di tampilan kotak masuk Anda. Ini sedikit lebih dari masalah preferensi, tapi pikirkanlah istilahnya, yah, makalah. Nyaman itu seperti spasi dua baris, di mana nyaman adalah spasi satu baris, dan kompak mirip dengan spasi setengah baris.
12 Jangan lupa untuk mengarsipkan.
Shutterstock
Anda dapat menghilangkan email dari kotak masuk Anda tanpa harus benar-benar membersihkannya dari keberadaannya melalui folder sampah. Dengan 'mengarsipkan' pesan satu per satu, pesan tersebut akan segera disembunyikan dari kotak masuk dan semua folder Anda. Tetapi Anda masih dapat melacaknya, jika perlu, melalui fungsi pencarian. Di Gmail, Anda dapat langsung mengarsipkan pesan setelah membukanya dengan mengklik 'x' kecil yang muncul di sebelah baris subjek.
13 Ikuti aturan dua menit.
Shutterstock
Diperjuangkan oleh pakar produktivitas dari semua lini, aturan dua menit adalah cara jitu untuk mengatasi stres terkait email. Begini cara kerjanya: Jika Anda dapat menanggapi dan melupakan email dalam dua menit atau kurang, segera atasi. Jika tidak, sisihkan untuk nanti.
14 Batch tanggapan email Anda.
Untuk mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk terpaku pada layar yang terjebak dalam pertukaran bolak-balik yang mematikan pikiran, tentukan waktu dalam hari Anda sebagai periode 'tanggapan email'. (Mungkin satu jam di pagi hari, dan 90 menit di sore hari. Mungkin tiga jam setelah makan siang. Apa pun yang cocok untuk Anda!) Kemudian, hanya tanggapi email selama jangka waktu ini — dan tidak pernah di luar mereka.
15 Batasi email Anda pada 140 karakter.
Ya, seperti Tweet (atau setidaknya Tweet pra-280 revolusi). Sebagai Andrew Bag , CEO Gab, jaringan sosial, memberi nasihat di Medium pos , sebaiknya buat email Anda sesingkat mungkin. 'Saya ingin membantu Anda memecahkan masalah X. Saya lakukan Y dan Z menyarankan agar kita terhubung. Apakah Anda bebas mengobrol? ' Tidak perlu salam berbunga-bunga sama sekali.
mimpi keluarga sekarat
16 Setel lampiran ke unduh otomatis.
Shutterstock
If This, Then That (IFTTT) , sebuah aplikasi pengoptimalan email, dapat membantu Anda dalam 'bahasa' tertentu, bisa dikatakan, yang akan memotong sekelompok kerja keras tipe perantara. Misalnya: jika email masuk memiliki lampiran, IFTTT akan secara otomatis mengunduhnya ke Google Drive Anda.
17 Jangan menanggapi email setelah jam kerja.
Bukan rahasia lagi bahwa orang Amerika terlalu banyak bekerja — dan, seperti yang diungkapkan oleh studi Adobe, banyak dari kerja berlebihan itu berasal dari seringnya mengirim email. Itu sebabnya, awal tahun ini, anggota dewan Kota New York memperkenalkan undang-undang yang melarang perusahaan mewajibkan karyawan untuk memeriksa email setelah jam kerja. (Ini terinspirasi oleh undang-undang yang saat ini ada di Prancis, di mana perusahaan dengan staf lebih dari 50 harus menetapkan pedoman ketat tentang kerja setelah jam kerja, atau mereka akan menghadapi sanksi finansial.)
Untuk menemukan rahasia yang lebih menakjubkan tentang menjalani hidup terbaik Anda, klik disini untuk mendaftar buletin harian GRATIS kami!
