Dengan pandemi virus corona menutup kantor di seluruh dunia, banyak perusahaan dan individu yang membayangkan kembali seperti apa hari kerja itu. Namun, perubahan itu melampaui pakaian kantor perdagangan untuk berkeringat — bagi banyak orang, itu berarti banjir panggilan konferensi video yang tiba-tiba juga.
Tapi dengan banyak orang menggunakan Zoom dan platform konferensi video lainnya untuk pertama kalinya, cukup masuk untuk rapat dan mendapatkan hasil maksimal dari konferensi video tersebut bisa menjadi dua hal yang sangat berbeda. Dengan bantuan para ahli, kami telah mengumpulkan hal-hal yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan yang akan membantu Anda membuat setiap panggilan konferensi video berjalan lancar.
Melakukan: Jaga agar area di belakang Anda tetap rapi.
Shutterstock / fizkes
Jika Anda tidak akan mengundang rekan kerja Anda ke kantor tanpa membersihkannya terlebih dahulu, jangan mengundang mereka ke kantor rumah Anda jika kurang rapi.
'Anda ingin rekan kerja melihat kantor pusat Anda rapi dan teratur,' kata Kristen Southall Watts , penulis dari Hari Kerja Solo . Sebagai tambahannya membersihkan ruang Anda , Watts merekomendasikan untuk menghindari garis pandang langsung ke pintu, dan mengatur ulang 'kantor Anda sehingga anggota keluarga yang mengintip tidak akan menjadi bagian dari pertemuan Anda. ”
Jangan: Posisikan komputer Anda di bawah wajah Anda.
Shutterstock
Mempertahankan kontak mata yang baik sangat penting untuk rapat, apakah Anda melakukannya secara langsung atau online, jadi pastikan kamera Anda diposisikan dengan tepat.
'Setiap orang memiliki sudut yang terlihat bagus untuk mereka — tetapi tidak ada sudut yang melihat ke atas dari bawah,' kata Flynn Zaiger , CEO agensi pemasaran digital kreatif Optimisme Online . Alih-alih, Zaiger menyarankan untuk meninggikan komputer Anda sehingga sedikit di atas ketinggian mata untuk memudahkan orang lain melihat Anda dan membuat Anda tetap terlihat terbaik .
Melakukan: Matikan notifikasi Anda.
Shutterstock / Alexey Boldin
mimpi berada di zona perang
Pemberitahuan yang masuk ke perangkat Anda tidak hanya mengganggu Anda — tetapi juga mengganggu semua orang di video call Anda.
'Anda tidak perlu diberi tahu tentang setiap tajuk berita atau video yang baru diunggah saat itu terjadi, terutama selama blok pekerjaan yang Anda tentukan,' kata Watts, yang mencatat bahwa 'setiap kali Anda melihat sekilas umpan media sosial Anda, Anda kehilangan banyak waktu produktif. '
Jangan: Tunggu hingga menit terakhir untuk mengatasi masalah teknologi.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Jika Anda ingin rapat Anda berjalan lancar, pastikan Anda telah menguji software Anda — termasuk setelan video dan audio Anda — sebelum memulai panggilan.
“Memulai rapat dan kemudian menyadari bahwa audio terputus-putus atau video kacau menyebabkan penundaan,” ucapnya Ruben Yonatan , CEO GetVoIP , yang memperingatkan bahwa hal ini bahkan dapat merugikan bisnis Anda jika membuat klien melihat Anda tidak efisien. Untuk memastikan semuanya dalam urutan yang benar, Yonatan merekomendasikan untuk melakukan uji coba terlebih dahulu dengan seorang teman yang dapat memberi Anda umpan balik.
Melakukan: Bangun beberapa waktu henti di antara panggilan.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Bahkan jika Anda mengadakan rapat berturut-turut, hanya memiliki beberapa menit waktu istirahat di antara mereka dapat membuat perbedaan dalam seberapa efektif Anda dalam masing-masing rapat.
'Setelah panggilan telepon dan konferensi, Anda memerlukan beberapa menit untuk menghapus email atau SMS tindak lanjut, mengatur catatan apa pun yang Anda buat selama rapat, dan secara mental mengubah persneling untuk tugas berikutnya,' kata Watts, mencatat bahwa kurangnya waktu persiapan di antara panggilan dapat meningkatkan risiko gangguan.
Jangan: Bicaralah terlalu cepat.
Shutterstock / fizkes
Jangan biarkan pidato satu menit Anda yang biasa mempersulit rekan kerja Anda untuk memahami poin yang ingin Anda sampaikan.
“Jangan berbicara terlalu cepat sehingga mereka yang mendengarkan (dan menonton) kesulitan memahami Anda,” kata Deborah Sweeney , CEO MyCorporation . Jika Anda perlu mengatur diri sendiri dengan jeda, Sweeney merekomendasikan tersenyum ke arah kamera daripada menggunakan kata-kata pengisi seperti 'um' atau 'uh,' yang dapat membuat Anda tampak tidak siap.
Melakukan: Perhatikan bahasa tubuh orang lain.
Shutterstock / Fokus dan Blur
Terlalu banyak orang yang berbicara sekaligus dapat berubah menjadi hiruk-pikuk yang tidak dapat dipahami dalam sekejap. Jika Anda ingin menghindari pidato yang tumpang tindih, pastikan Anda membaca bahasa tubuh untuk mendapatkan petunjuk tentang saat aman untuk berbicara.
'Tanda-tanda biasa yang harus diwaspadai adalah anggukan kepala, atau mulut mulai terbuka,' kata Julian Jost , CEO dan salah satu pendiri Spacebase .
Jangan: Buka tab yang tidak perlu.
Shutterstock / Friends Stock
Jika Anda ingin agar pikiran Anda tetap fokus pada tugas yang ada — dan menghindari potensi rasa malu — pastikan Anda telah menutup atau meminimalkan semua tab yang tidak perlu selama rapat.
“Anda tidak ingin ketahuan ketika seseorang bertanya, 'Bisakah Anda membagikan layar Anda dan menunjukkannya kepada kami?'” Berkata Shayne Sherman , CEO TechLoris , yang mencatat bahwa membuka terlalu banyak tab pada satu waktu bahkan dapat memengaruhi kualitas panggilan Anda.
Melakukan: Gunakan headphone Anda.
Shutterstock / fizkes
Rekan kerja Anda ingin mendengarkan Anda — bukan suara anak-anak Anda yang sedang bermain, gonggongan anjing Anda, atau ambulans yang lewat di luar.
“Kebanyakan mikrofon laptop sangat buruk, dan menangkap setiap suara kecil,” kata Julie Bee , Presiden dari BeeSmart Media Sosial . “Earbud dan headphone menjaga kebisingan latar belakang seminimal mungkin dan menangkap apa yang Anda ucapkan.”
Jangan: Bacaan.
Shutterstock / Pressmaster
Jika Anda ingin peserta rapat Anda tetap terlibat, cobalah mendorong dialog alih-alih menyampaikan pidato.
'Rentang perhatian kita bahkan lebih pendek akhir-akhir ini, jadi daripada duduk di depan komputer dan berbicara dengan orang yang sedang menelepon, libatkan orang dalam percakapan,' saran Bee, yang mengatakan bahwa kebiasaan ini juga membuat orang tetap terlibat dan memperhatikan saat menelepon. .
Melakukan: Gunakan tombol mute dan video off.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Anda tidak perlu menyalakan mikrofon atau kamera selama setiap rapat jika Anda belum diminta secara khusus untuk melakukannya.
“Jika Anda tidak sedang berbicara, nonaktifkan suara Anda sendiri. Jika Anda perlu sering berpindah-pindah, atau bangun dan beristirahat sejenak dari rapat… maka sembunyikan video Anda dan nonaktifkan suara Anda sendiri, ”saran Bee.
Jangan: Hanya mengandalkan WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
apa yang manis untuk dikatakan kepada pacarmu
Memiliki rencana cadangan jika WiFi Anda terputus berarti Anda tidak akan melewatkan satu pun detail penting.
“Tidak ada yang bisa mengalahkan kinerja jaringan yang kokoh dari kabel ethernet model lama,” kata Jovan Milenkovic , salah satu pendiri CommandTech . Meskipun banyak laptop tidak lagi memiliki port ethernet, Milenovic mencatat bahwa adaptor CAT5 ke USB tidak mahal dan tersedia untuk memungkinkan penyambungan.
Melakukan: Siapkan perekaman otomatis.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Alih-alih mencoba membuat catatan dengan panik selama rapat, siapkan perekaman otomatis sehingga Anda dapat menikmati log apa pun yang terjadi sesudahnya.
“Zoom memungkinkan Anda merekam panggilan secara otomatis, dan ini sangat berharga untuk merekam umpan balik klien atau tim pada suatu proyek,” kata Dusti Arab , ahli strategi bisnis dengan The Reinvention Co .
Jangan: Biarkan perangkat berkemampuan internet lainnya berjalan.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Mematikan perangkat berkemampuan internet lainnya di sekitar rumah Anda sebelum memulai rapat dapat membantu Anda membatasi kelambatan dalam koneksi Anda dan menjaga panggilan konferensi video Anda berjalan dengan lancar.
“Bahkan paket internet terbaik tidak akan menjamin bahwa internet di rumah Anda dapat mempertahankan rapat bisnis yang panjang melalui konferensi video,” kata Milenkovic, yang merekomendasikan meminta teman sekamar dan anggota keluarga untuk menunda permainan dan mengunduh selama rapat Anda, jika memungkinkan.
Melakukan: Gunakan fungsi obrolan.
Shutterstock / Rawpixel.com
Ada solusi mudah jika Anda ingin menghindari semua orang membicarakan satu sama lain ketika waktunya Tanya Jawab di akhir rapat.
“Gunakan fungsi obrolan untuk menyatakan bahwa Anda memiliki pertanyaan atau pernyataan terlebih dahulu, bukan hanya mengungkapkannya,” saran Matthew Ross , salah satu pendiri dan COO dari The Slumber Yard .
Jangan: Kenakan keringat Anda.
Shutterstock / fizkes
Perlakukan rekan kerja virtual Anda dengan rasa hormat yang sama seperti Anda memperlakukan mereka secara langsung dan pastikan Anda terlihat menarik untuk rapat.
“Cobalah untuk menghindari sesuatu yang terlalu terang dan apapun dengan terlalu banyak pola,” saran Kyle Turk , Wakil Presiden pemasaran di Pencarian Keynote . Turk menambahkan bahwa meskipun menurut Anda rekan kerja hanya akan melihat Anda dari atas ke atas, mengenakan bawahan yang sesuai untuk pekerjaan selalu merupakan ide yang baik jika Anda harus berdiri atau bergerak.
Melakukan: Miliki rencana cadangan.
Gambar Shutterstock / Monkey Business
Siapkan semua informasi login yang berlaku untuk rapat Anda dan Anda tidak akan ketinggalan jika koneksi Anda lambat.
“Pastikan Anda memiliki nomor telepon atau paket cadangan jika tidak terhubung secara online seperti yang direncanakan,” saran Paige Arnof-Fenn , pendiri dan CEO firma pemasaran strategis global Mavens & Moguls .
Jangan: Gunakan keyboard Anda.
Shutterstock / Jacob Lund
Jika Anda ingin membuat catatan selama rapat, siapkan buku catatan alih-alih mengetuk keyboard Anda.
“Apakah Anda sedang membuat catatan atau menanggapi email atau obrolan tim, suara ketikan Anda mengganggu,” ucapnya Mark Strassman , SVP dan GM UCC di LogMeIn . Jika catatan tulisan tangan sepertinya bukan alternatif yang memadai, Strassman menyarankan untuk menggunakan layanan transkripsi bawaan yang tersedia di sebagian besar platform konferensi video.
Melakukan: Aktifkan tombol pintas.
Shutterstock / Hapus
Alih-alih mencari-cari tombol akses mikrofon Anda, aktifkan tombol pintas sebelum rapat sehingga Anda dapat dengan mudah bergabung kapan pun diperlukan.
“Mengaktifkan push-to-talk akan memastikan bahwa Anda bukan penyebab derau putih, gema, dan derau latar belakang dalam lingkungan panggilan grup,” ucap Keenan Beavis , penemu dari Longhouse Media , yang mencatat bahwa fungsionalitas ini tersedia di platform seperti Zoom, Skype, dan Discord.
Jangan: Lupa log off.
Shutterstock / shurkin_son
Sebelum Anda berganti pakaian, Anda akan ingin mengambil satu langkah penting terakhir: mengakhiri panggilan telepon.
“[Jangan] lengah sebelum Anda log off — mikrofon / speaker mungkin masih aktif!” memperingatkan Arnof-Fenn.
